Digitale vs Non Digitale pro e contro

Digitale vs Non Digitale pro e contro

La scelta tra documenti digitali e documenti non digitali dipende dalle esigenze specifiche di un’azienda e dai requisiti operativi. Entrambi i formati offrono vantaggi e svantaggi, è importante conoscerli per poter operare le scelte più giuste per le tue specifiche esigenze.

Documenti DigitaliPRO

  1. Accessibilità: I documenti digitali possono essere facilmente accessibili da qualsiasi posizione tramite dispositivi connessi a Internet.
  2. Ricerca e indicizzazione: I documenti digitali possono essere facilmente cercati ed indicizzati, rendendo più rapida la localizzazione di informazioni specifiche.
  3. Condivisione e collaborazione: La condivisione di documenti digitali è semplice e può essere collaborativa in tempo reale, facilitando il lavoro di gruppo.
  4. Risparmio di spazio:non c’è la necessità di spazi fisici per l’archiviazione dei documenti.
  5. Automatizzazione dei processi: I documenti digitali possono essere integrati con sistemi automatizzati, migliorando l’efficienza operativa.

Documenti DigitaliCONTRO

  1. Sicurezza: I documenti digitali possono essere vulnerabili agli attacchi informatici e richiedono misure di sicurezza robuste.
  2. Dipendenza dalla tecnologia: L’accesso ai documenti digitali richiede dispositivi e connessione a Internet, e problemi tecnici possono interrompere l’accesso.
  3. Costi iniziali: L’implementazione di soluzioni digitali può comportare costi iniziali significativi, come l’acquisto di software e hardware.
  4. Obsolescenza tecnologica: La tecnologia cambia rapidamente, e i formati digitali possono diventare obsoleti nel tempo, richiedendo conversioni o aggiornamenti.

Documenti Non Digitali PRO

  1. Affidabilità: I documenti cartacei non dipendono da dispositivi tecnologici e non sono soggetti a problemi di sicurezza informatica.
  2. Accesso immediato: Non richiedono energia o connessione a Internet per essere consultati.
  3. Intuitività: Alcune persone preferiscono la sensazione tattile dei documenti cartacei e trovano più facile la lettura su carta.
  4. Facilità di conservazione a lungo termine: I documenti cartacei possono durare a lungo se conservati adeguatamente.

Documenti Non Digitali CONTRO

  1. Spazio fisico: L’archiviazione di documenti cartacei richiede spazio fisico, che può diventare un problema in aziende con grandi volumi di documenti.
  2. Difficoltà di condivisione e collaborazione: La condivisione di documenti cartacei può essere più lenta e meno efficiente rispetto ai documenti digitali.
  3. Rischi ambientali: I documenti cartacei possono essere danneggiati da incendi, allagamenti o altri eventi ambientali.
  4. Costi operativi a lungo termine: La gestione e l’archiviazione dei documenti cartacei possono comportare costi operativi a lungo termine con particolare aggravio in termini di efficiente conservazione e trasporto.

In tutti quei casi per i quali non è ancora possibile una completa transizione digitale, può essere utile adottare una soluzione ibrida che integri documenti digitali e cartacei, questa risulta vantaggiosa poiché consente di sfruttare le peculiarità di entrambi i formati in modo ottimale.
La digitalizzazione dei documenti, ad esempio, rende più efficiente la gestione e l’accessibilità delle informazioni, permettendo un rapido recupero dei dati, la condivisione immediata e una migliore sicurezza attraverso backup e sistemi di protezione digitale. Parallelamente, conservare copie cartacee può rivelarsi fondamentale per esigenze legali, laddove normative specifiche richiedano un archivio fisico, o per necessità aziendali che richiedano una consultazione tradizionale.
In contesti in cui la conservazione a lungo termine è cruciale, i documenti cartacei possono fornire una maggiore affidabilità rispetto ai supporti digitali, soggetti a potenziali obsolescenze tecnologiche o perdite accidentali di dati, sebbene le più comuni soluzioni in cloud permettano di superare agevolmente questo genere di rischi. Questa combinazione permette di bilanciare efficienza e conformità, offrendo all’azienda la possibilità di accedere agilmente alle informazioni, assicurando al contempo che i requisiti legali e operativi siano rispettati. Una gestione ibrida dei documenti, dunque, unisce i benefici della digitalizzazione con la solidità del supporto fisico, configurandosi come un sistema versatile e completo per l’azienda soggetta a normative stringenti e non aggiornate in termini di conservazione delle informazioni

Condividi

it_ITIT_IT
Utilizziamo i cookie per personalizzare contenuti e annunci, per fornire funzionalità dei social media e per analizzare il nostro traffico. Condividiamo inoltre informazioni sul tuo utilizzo del nostro sito con i nostri partner dei social media, della pubblicità e dell'analisi. View more
Cookies settings
Accept
Privacy & Cookie policy
Privacy & Cookies policy
Cookie name Active
Ai sensi dell'art. 13 del Codice sulla Privacy, La informiamo che il trattamento dei dati personali forniti con il presente modulo è finalizzato a soddisfare la richiesta che ci ha sottoposto con l'invio dello stesso. Il trattamento dei Suoi dati personali avverrà presso la sede della nostra azienda mediante strumenti automatizzati per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti. Specifiche misure di sicurezza sono state osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati. L'invio di posta elettronica agli indirizzi indicati su questo sito sono curati solo da personale incaricato al trattamento. L'utente è libero di fornire i dati personali riportati nei moduli di richiesta alla Aliante Srl o per sollecitare l'invio di materiale informativo o di altre comunicazioni o per aderire ai servizi erogati sul sito. Il loro mancato conferimento può comportare l'impossibilità di ottenere quanto richiesto. A Lei sono riconosciuti i diritti di cui all'art. 7 del Codice ed in particolare il diritto di accedere ai propri dati personali, di richiedere la rettifica, l'aggiornamento e la cancellazione, se incompleti, erronei o raccolti in violazione alla legge, nonché di opporsi al trattamento per motivi legittimi. Il titolare e responsabile del trattamento è il legale rappresentante.
Save settings
Cookies settings